طراحی فرآیند کنترل کیفیت مستندات برپایه استفاده از خودکارسازی اداری

نوع مقاله: علمی ترویجی

نویسندگان

چکیده

   با گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شکل‌های مختلف جریان‌های ارتباطی، شبکه‌های ارتباطی در تمام امور روزمره سایه افکنده است. با پیشرفته شدن و پیچیده‌تر شدن ارتباطات تجاری، سازمان‌ها برای از دست ندادن یکی از منابع اصلی خود به نام اطلاعات که از حجم زیادی برخوردار است؛‌ دست به ایجاد سامانه‌‌هایی در درون خود زدند که از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهینه کنند و با پردازش این اطلاعات، در جهت جلب رضایت مشتریان گام بردارند. با توجه به جهانی شدن اقتصاد و رقابت در محیط‌های کسب و کار، سامانه‌‌های خودکارسازی اداری به معنای خودکار‌سازی فرآیندهای اداری پا به عرصه وجود گذاشت. از محاسن خودکارسازی اداری بالارفتن سرعت، دقت و درستی در فرآیندها، با توجه به بالا رفتن و توسعه دامنه عملیات سازمان است که لازمه گسترش مجاری ارتباطی است، ولی در پیاده‌سازی خودکارسازی اداری و روبه‌رو شدن با حجم عظیم اطلاعات و مستندات، باید اطمینان کافی از درستی و دقت اطلاعات دست‌یابی شده در سطح بالا تضمین شود تا تصمیماتی که مدیر با استفاده از این اطلاعات می‌گیرد به بهترین شکل عملیاتی شود. بنابر مطالب گفته شده در این مقاله، برای کنترل مستمر این مستندات، فرآیند کنترل کیفیت آماری مستندات پیشنهاد می‌شود. در این فرآیند، مستندات حاصل از خودکارسازی اداری در یک بانک داده قرار می‌گیرد و با فرایند کنترل کیفیت آماری بر آن‌ها درستی و دقت کافی برای استفاده و قابلیت اعتماد آن جهت تصمیم‌گیری مدیران ایجاد می‌شود.

کلیدواژه‌ها